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PLANNING STANDARD+
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AVANCÉ
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TOUTES OPTIONS
PLANNING STANDARD
Réaliser un planning hebdomadaire en horaires postés, mensuel ou autre selon le mode de fonctionnement de votre entreprise.
Préparation et la réalisation des horaires :
votre entreprise communique en amont toutes les informations concernant les documents du droit social (nom de la convention collective ou accords de branche ainsi que les accords d'entreprise), les besoins en exploitation (engagements) ainsi que les informations liées aux salariés (dates des congés payés, absences prévues, délégations, formations et visites médicales à programmer avec leur date de fin de validité).
Ces informations pourront être transmises au minimum 4 semaines avant la semaine en cours de planification à STAFF PLAN soit par mail, soit par un système de partage de fichier type Cloud ou autre.
En cas de modifications de ces informations l'équipe STAFF PLAN devra en être informée au plus tôt afin de rectifier les horaires déjà programmés.
Dès que l'équipe STAFF PLAN entamera la planification d'une période elle en informera votre entreprise.
Le support de réalisation des horaires est un fichier Excell STAFF PLAN affichant les linéaires journaliers ainsi qu'un tableau récapitulatif des horaires des agents sur la semaine. Ce fichier sera envoyé au service(s) compétent(s) de votre entreprise pour saisie des horaires dans votre système RH quel qu'il soit, afin d'alimenter les éléments de paie.
Une fois les planches horaires approuvées, les futures modifications éventuelles ne seront plus traitées par STAFF PLAN mais par les services compétents de votre entreprise.
Réaliser un planning hebdomadaire en horaires variables avec attribution des tâches aux salariés.
Mensuel ou autre selon le mode de fonctionnement de votre entreprise.
Puis le même process que Planning Standard
Standard ou standard + selon choix de l'entreprise complété par :
L'entreprise fournit un accès SIRH qu'elle utilise à l'équipe STAFF PLAN. De cette manière l'équipe pourra obtenir les informations nécessaires à la préparation et à l'élaboration des horaires sans que votre entreprise soit en charge de les lui fournir.
Une fois les linéaires de la semaine finalisés l'équipe STAFF PLAN pourra également alimenter le SIRH afin de renseigner les éléments de paie.
Une fois les planches horaires approuvées et le SIRH alimenté, les futures modifications éventuelles ne seront plus traitées par STAFF PLAN mais par les services compétents de votre entreprise.
Le Forfait Toutes Options est composé du Forfait Standard plus toutes les options proposées. Hors Dimensionnement.
Documents à fournir par l'entreprise : convention collective ou accords de branche, accords d'entreprise
Afin de simplifier la gestion des congés payés et d'optimiser l'organisation de votre entreprise, STAFF PLAN vous propose un processus de gestion biannuel, structuré et personnalisé.
La période légale d'acquisition et de prise des congés s'étendant généralement du 1er juin au 31 mai, nous organisons deux campagnes de recueil des demandes. À titre d'exemple, une première campagne peut couvrir les congés d'été jusqu'à la fin de la deuxième semaine des vacances d'automne, tandis qu'une seconde concerne les congés de la période suivante jusqu'à la fin du mois de mai.
À une date définie avec votre entreprise, un formulaire de demande est transmis à chaque collaborateur, soit avec le bulletin de paie, soit via votre solution numérique (PeopleDoc ou toute autre plateforme RH).
Les salariés disposent ensuite d'un délai d'un mois pour transmettre leurs souhaits de congés.Les demandes sont centralisées dans un tableau de suivi hebdomadaire ou dans un planning journalier, selon vos modalités de gestion (jours ouvrables, jours ouvrés ou besoins spécifiques).
Ces outils permettent de visualiser instantanément le volume des demandes, leur répartition par semaine ainsi que par qualification ou service.Grâce à des indicateurs de synthèse, vous disposez d'une vision claire des demandes formulées afin de prendre vos décisions en toute objectivité, tout en garantissant la continuité de l'activité, l'équité entre les collaborateurs et le respect de vos contraintes organisationnelles.
Un tableau de suivi personnalisé est mis en place afin de centraliser les informations essentielles pour chaque salarié :
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Nom et prénom ;
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Formation suivie ;
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Date de la formation initiale ou du dernier recyclage ;
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Date d'échéance de validité ;
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Alertes visuelles (code couleur) permettant d'anticiper les renouvellements selon les délais définis pour chaque formation.
Le suivi peut être organisé dans un fichier unique ou par service, métier ou groupe de salariés, selon l'organisation de votre entreprise.
Pour assurer une gestion fiable et actualisée, votre entreprise nous transmet les informations relatives aux formations : liste des formations obligatoires et facultatives, durée de validité, volume horaire, catégories de salariés concernées, organismes ou formateurs (internes ou externes), ainsi que toute évolution des exigences réglementaires ou des modalités de formation.
Grâce à ce suivi rigoureux, vous anticipez les échéances, sécurisez la conformité de votre entreprise, facilitez la planification des sessions de formation et garantissez le maintien des compétences de vos équipes.
OPTIONS
GESTION DES CONGÉS PAYÉS
GESTION DES FORMATIONS
Dans le but d'anticiper les besoins en recrutement et d'assurer une adéquation optimale entre les ressources disponibles et l'activité, STAFF PLAN réalise des études prévisionnelles de vos effectifs.
À partir des prévisions d'activité, des horaires d'ouverture, des charges de travail et des règles d'organisation, sont déterminés les effectifs nécessaires (ETP/FTE), les volumes horaires à couvrir avec vos ressources actuelles et celles à mobiliser.
Ces analyses intègrent également, selon vos besoins, les congés, les absences, les formations, les temps réglementaires et les spécificités de chaque métier afin de proposer une planification réaliste et sécurisée.
Ces études permettent d'anticiper les besoins en recrutement, d'ajuster les effectifs, de prévenir les situations de sous-effectif ou de sureffectif et d'optimiser la répartition des ressources.
Grâce à cette approche prévisionnelle, vous disposez d'une planification fiable, favorisant la continuité de votre activité, la maîtrise des coûts de personnel et une organisation efficiente.
DIMENTION-NEMEMENT
STAFF PLAN dispose d'un outil d'analyse permettant de mesurer et de piloter la productivité de vos activités en temps réel ou sur des périodes définies.
À partir des données d'exploitation et des ressources mobilisées, il est calculé les principaux indicateurs de performance afin d'évaluer l'adéquation entre les effectifs planifiés et la charge de travail réelle.
Les analyses effectuées permettent d'identifier les écarts de productivité, les périodes de sous ou sureffectif ainsi que les opportunités d'optimisation de l'organisation.
Ce tableau de bord offre une vision claire des ratios clés de performance (heures travaillées, effectifs mobilisés, volume d'activité, productivité par service ou par qualification) et facilitent la prise de décision opérationnelle.
Cette démarche contribue à améliorer l'efficacité de l'exploitation, à maîtriser les coûts de personnel et à garantir un niveau de service conforme aux objectifs de l'entreprise.
ANALYSE DE PRODUCTIVITÉ
Même lorsque la fonction de planification est externalisée, STAFF PLAN accorde une importance essentielle à la proximité avec ses clients et leurs équipes.
Des échanges réguliers sur le terrain nous permettent de mieux comprendre votre environnement opérationnel, d'identifier les axes d'amélioration et d'adapter en permanence nos méthodes afin d'apporter des solutions parfaitement alignées avec vos besoins et vos contraintes.
La fréquence de ces visites est définie conjointement avec vos équipes, selon votre organisation, vos objectifs et les exigences de votre activité. Cette présence favorise un dialogue continu, un suivi efficace des actions engagées et une réactivité optimale face aux évolutions de votre exploitation.
Parce qu'une planification performante repose autant sur la qualité des outils que sur la compréhension des réalités du terrain, nous associons l'objectivité d'un partenaire externe à la proximité indispensable pour construire une relation de confiance, durable et créatrice de valeur.